روتين الطلبات اليومي: التأكيد ثم الشحن

الطلب الذي يُشحن إلى شخص لم يكن يريده فعلًا يكلّفك مرتين: رحلة الذهاب ورحلة العودة. هذه هي الخسارة الأكبر في متاجر الدفع عند الاستلام، وأغلبها يقع في الساعة السابقة لخروج الشحنة.

لذلك بُني هذا الروتين حول تلك الساعة: تؤكّد الطلب، تدوّن ما حدث، ثم تشحن، وكل هذا في «الطلبات ← الطلبات» وصفحة الطلب.

أولًا: اقرأ الحالتين

يتابع ستوريكس الطلب بشارتين منفصلتين، وكثير من التجار يخلط بينهما.

• «الدفع»: مثل «تم الدفع» أو «لم يُدفع بعد» أو «عربون مدفوع» أو «مدفوع جزئيًا» أو «استرداد قيد التنفيذ» أو «تم استرداد المبلغ» أو «مسترد جزئياً» أو حالة فاشلة أو ملغاة. وأيقونة الكاميرا تعني أن العميل رفع إثبات دفع.
• «الشحنة»: أين الطرد الآن، مع المزوّد ورقم التتبع، وعبارة «تحتاج متابعة» إذا تعطّلت الشحنة.

والطلب الذي تنشئه بنفسك في لوحة التاجر يبدأ بحالة «قيد الإنشاء» ويصير «جديد» بعد إتمامه.

دع ستوريكس يطلب التأكيد بدلًا منك

لا تبنِ عادة التأكيد على الذاكرة، بل فعّلها: افتح «التصميم ← بيانات المتجر» ثم «تأكيد طلبات الدفع عند الاستلام»، وفعّل «اشتراط تأكيد طلبات الدفع عند الاستلام»، واضبط «مهلة التأكيد (بالساعات)» بين 24 و168 ساعة، والافتراضي 24.

وما دام الخيار مفعّلًا، ينتظر كل طلب دفع عند الاستلام جديد التأكيد قبل دخوله طابور العمل المعتاد. ويتولى ستوريكس السؤال بدلًا منك: يرسل للعميل بريدًا فيه رابط يؤكّد به الطلب، أو يؤجّله مرة واحدة 12 ساعة، أو يلغيه بنفسه، فتتأكد أغلب الطلبات دون أن تتصل بأحد. والطلب الذي لا يردّ عليه أحد قبل انتهاء المهلة ينتهي تلقائيًا ويُحرَّر مخزونه المحجوز، فلا يحجز طلب وهمي بضاعة يحتاجها عميل حقيقي. واحتفظ بمكالمتك، أو برسالة واتساب (wa.me)، كخط احتياطي لمن لا يفتح ذلك البريد.

وفي صفحة الطلب تعطي اللوحة نفسها فريقك ثلاثة أزرار: «تأكيد» و«تأجيل 12 ساعة» (مرة واحدة فقط) و«إلغاء الطلب».

مكالمة التأكيد في دقيقة

اجعلها قصيرة: أعد على العميل الأصناف والكمية والمبلغ الذي سيسلّمه للمندوب، ثم اتفق على موعد تسليم واكتبه على الطلب.

وإن لم يردّ، فلا تدفع الشحنة للخروج: عاود الاتصال لاحقًا أو جرّب رقمًا بديلًا، واترك الطلب منتظرًا حتى يصلك ردّ.

ودوّن النتيجة في كل مرة: بطاقة «ملاحظات» تتيح «ملاحظة داخلية» لفريقك و«رسالة للعميل» منفصلة، وتظهر فيها ملاحظة العميل عند الدفع للقراءة فقط.

افحص المشتري قبل أن تفحص العنوان

صفحة الطلب تخبرك أصلًا كم طلبًا آخر لهذا الرقم، وكم منها مرتجع أو ملغى. اقرأ هذا السطر قبل اعتماد أي طلب كبير.

ومع من يكرّر الرفض، اطلب جزءًا من المبلغ مقدّمًا: «العربون» (1 إلى 99٪) يدفعه العميل عند الشراء ويبقى الباقي على الطلب، أو «إنشاء طلب دفع» لرابط تشاركه على واتساب يعمل مرة واحدة وتنتهي صلاحيته بعد سبعة أيام.

وإذا تكرّر الأمر، أوقف البيع له: «العملاء ← قيود العملاء ← قائمة الحظر» يحظر رقم هاتف أو بريد أو عنوان IP، بتاريخ انتهاء أو «دائم». لن يستطيع المحظور إتمام الطلب ولا يُخبره النظام بأنه محظور، وتظهر لك إشارة الحظر على صفحة الطلب.

وانتبه: سياسة «التحقق عند الدفع» تُسجَّل ولا تُطبَّق حتى الآن — لا تطلب صفحة الدفع رمز تحقق فعليًا اليوم، فلا تعتمد عليها كحماية.

ستوريكس يراسل عميلك بالفعل

لست مضطرًّا لإرسال تحديثات الحالة يدويًا: يراسل ستوريكس العميل عند تحوّل الدفع إلى «تم الدفع» أو «تم استرداد المبلغ»، وعند تحوّل الشحنة إلى «جاهز» أو «خرج للتوصيل» أو «مكتمل» أو «ملغى»، وتعيد إرسال أي منها من «إعادة إرسال بريد إلكتروني للعميل».

سلات لم تتحوّل إلى طلبات

تعرض صفحة «الطلبات ← سلات متروكة» السلات الخاملة 24 ساعة أو أكثر، ولا تصل التذكيرات إلا لسلة لها حساب أو بريد أو هاتف. «البريد الإلكتروني» هو قناة التذكير الوحيدة — «واتساب» بعلامة «قريبًا» ويبقى متوقفًا، وتحتاج الميزة خطة تشمل التحليلات المتقدمة.

طبّق هذا الروتين اليومي على كل طلب قبل تسليمه للمندوب، فهو ما يفصل بين شحنة تصل وشحنة ترجع.

روتينك اليومي للطلبات

• أفرغ طابور «تأكيد الدفع عند الاستلام» قبل موعد استلام المندوب.
• اكتب ملاحظة داخلية على كل طلب اتصلت بصاحبه.
• راجع الشحنات التي عليها «تحتاج متابعة» وطارد المتعطّل منها.
• أضف من يكرّر الرفض إلى قائمة الحظر، أو حوّله إلى الدفع المسبق.
• تصفّح سلات الأمس بحثًا عن نمط، مثل رسوم توصيل تُنفّر العملاء.

فعّل تأكيد طلبات الدفع عند الاستلام من أول يوم — أنشئ متجرك على ستوريكس واضبط مهلة التأكيد بما يناسب فريقك.