تأخير الشحن وفشل التسليم: خطوات التصعيد
فلتر واحد بيلاقي الشحنات المتعثرة، وسلّم ثابت بيقول لفريقك يعمل إيه.
العمليات
تأخير الشحن حاجة طبيعية. الصمت هو اللي بيضيّع العميل. محدش بيسيب متجر لأن الطرد اتأخر يومين، بيسيبه لأنه سأل «فين طلبي؟» وما لقاش رد.
ودي خطوات التصعيد الثابتة لتأخير الشحن وفشل التسليم، عشان محدش في فريقك يضطر يجتهد في اللحظة.
سيب ستوريكس يلاقي الشحنات المتعثرة
ستوريكس بيعلّم الشحنات المتعثرة بنفسه وبيجمعها في فلتر واحد. افتح «الشحن ← الشحنات» وفعّل فلتر «تحتاج متابعة». وتحت رقم التتبع بتظهر شارة بتقول السبب:
- «تعثر إنشاء الشحنة» — الشحنة ما وصلتش لشركة الشحن صح.
- «يحتاج تواصل مع العميل» — حالة الشحنة «معلّقة».
- «محاولة فاشلة» — محاولة تسليم فشلت وما وصلش أي حدث جديد من 24 ساعة.
- «تأخر الاستلام» — شحنة بوسطة ليها بوليصة، ومش مرتبطة بأي طلب استلام، وأُنشئت من أكتر من 24 ساعة.
وفيه مكانين تانيين بيوروك نفس المشكلة: فلتر «تحتاج متابعة شحن» في «الطلبات»، وبطاقة «شحنات تحتاج متابعة» في «التحليلات ← الشحن» اللي بتعدّ كل شحنة ما خلصتش وما وصلهاش تحديث من أكتر من 3 أيام. راجع مرتين في اليوم.
سلّم التصعيد
اشتغل بالترتيب، وما تقفزش درجة.
- «فرض إعادة المزامنة» (مجاني، 10 ثواني). افتح الشحنة واضغط الزر. بيقرا آخر حالة من شركة الشحن وبيشيل شارة «تعثر إنشاء الشحنة». وكتير بيكون الطرد اتحرك فعلًا والحالة هي القديمة.
- اقرا «الجدول الزمني». كل حدث بيعرض نوعه ووقته وسبب الفشل أو التعليق — غالبًا عنوان غلط، أو تليفون مقفول، أو عميل طلب التأجيل.
- اتصل بالعميل قبل شركة الشحن. أغلب حالات الفشل سببها العنوان أو الرقم. أكّد الشارع وعلامة مميزة، واتفق على يوم، وسجّله في «إضافة ملاحظة يدوية».
- صعّد مع شركة الشحن بعد 48 ساعة بلا حركة. ابعت رقم التتبع ورقم الطلب وآخر حدث واللي إنت عايزه، واطلب اسم مسؤول ووقت رد. بوسطة بيشتغل بالتذاكر، ورسالة واحدة واضحة أحسن من خمسة.
- كلّم العميل قبل ما يسأل. رسالة صادقة واحدة فيها الموعد الجديد أحسن من عشر رسائل «بنتابع». وابعت له رابط التتبع من «أدوات العميل».
الأزرار بتعمل إيه فعلًا
تلات إجراءات بتبان أقوى مما هي عليه.
- «تسجيل إعادة الجدولة» بيكتب تعليماتك في الجدول الزمني بس. ما بيغيّرش خطة شركة الشحن، وما بيظهرش إلا والحالة «فشلت محاولة التسليم». كلّم الشركة برضه.
- «إلغاء الشحنة» بيشتغل بس والحالة «قيد الانتظار» أو «تم إنشاء البوليصة»، وما بيلغيش الشحنة عند شركة الشحن: الطرد ممكن يفضل متحرك والتكلفة تفضل عليك.
- لا يوجد زر «طلب إرجاع الشحنة» بعد. للتراجع عن شحنة تواصل مع دعم بوسطة برقم التتبع وسجّل النتيجة كملاحظة على الشحنة.
تعيد الشحن، ولا ترجّع، ولا ترد الفلوس
قرر بقاعدة مش بمزاج.
- أعد الشحن لما العميل يفضل عايز المنتج والعنوان اتصحح. سيب الشحنة القديمة في السجل.
- رجّع الطرد بعد محاولتين فاشلتين، أو لما العميل يبطل رد. لا يوجد زر «طلب إرجاع الشحنة» بعد؛ تواصل مع دعم بوسطة برقم التتبع، ومع التوصيل الذاتي رتّب الاستلام بنفسك — وسجّل النتيجة كملاحظة على الشحنة.
- رد الفلوس لما التأخير يكون ضيّع معنى الطلب: عيد ميلاد، أو عيد، أو سفر. رد بسرعة واعتذر مرة واحدة.
والطرد المرفوض بيكلفك رحلة الرايح والجاي، يعني شحن بـ60 جنيه ممكن يبقى 120 جنيه خسارة على أوردر ما قبضتش تمنه.
ابني سجل حالات الفشل
استخدم «تصدير CSV» في صفحة الشحنات. بيصدّر الصفوف حسب فلاتر الحالة والمزوّد والاتجاه والنوع والتاريخ — وده بالظبط اللي المراجعة الشهرية محتاجاه.
واحتفظ بجدول واحد فيه خمس أعمدة: رقم التتبع، وشركة الشحن، والمحافظة، والسبب، والنتيجة. ستوريكس بيعرض الأداء حسب شركة الشحن وحسب المنتج، مش حسب المحافظة، فالعمود ده مسؤوليتك. وبعد شهر عُدّ: لو شركة واحدة بتفشل ضعف غيرها في الصعيد، وزّع طرودك حسب المنطقة؛ ولو منتج واحد بيفشل في كل مكان، فالمشكلة في التغليف.
ستوريكس بيعلّم الشحنات المتعثرة تحت فلتر واحد اسمه «تحتاج متابعة». جرّبه مجانًا.